Ist-Situation und Herausforderungen
Eine typische IT-Welt im Projekt-Lebenszyklus
Projekt-Daten kommen über den Projekt-Lebenszklus aus völlig unterschiedlichen Systemen. Diese Fragmentierung von Daten über den Projekt-Lebenszyklus macht Transparenz, Geschwindigkeit und Entscheidungs-Sicherheit in einer Multi-Projekt-Organisation mit sehr vielen Projekten extrem schwer.
Projekt-Initiierung
Neue Projekt-Vorhaben und Vorschläge kommen aus dem Innovations Management, den Business Units oder es handelt sich z.B. bei Engineering Service Anbietern um neue Aufträge, sprich: Kunden-Projekte. Systeme, die hier typischerweise zum Einsatz kommen, sind Excel-Listen und Kalkulations-Sheets, aber auch Innovations-Management bzw. Customer Relationsship Management (CRM) Systeme.
Da diese zukünftigen Projekte noch ungewiss und nicht entschieden sind, existieren lediglich unscharfe und grobe Daten Daten wie z.B. gewünschter End-Termin, ungefähres Budget und eine Vorstellung, um was für einen Projekt-Typ es sich handeln wird.
Projekt-Durchführung
Während der Laufzeit eines Projektes liegen die Ist- und Prognose-Daten so gut wie immer in unterschiedlichen Systemen:
- Ist-Daten sind Daten aus der Zeit-Erfassung und kontierte Rechnungen. Diese Daten liegen typischerweise in ERP-Systemen.
- Prognose-Daten sind die Termine, Aufgaben, Kosten- und Ressourcenbedarfe, die der Projektleiter für die Zukunft abschätzt. Diese Daten liegen in Excel-Dateien oder Planungs-Systemen wie Jira, MS Project, etc.
Je nach Anforderungen und eingesetzter Planungs-Methodik kommen auch bei der Planung von Projekten unterschiedliche Systeme zum Einsatz, wie z.B.:
- MS Project für Projekte mit zum Teil sehr komplexen Projekt-Strukturen und tiefen Hierarchie-Ebenen
- Jira für agil geplante Projekte und sich zunehmend auf Detail Ebene selbst organisierenden Teams
- Excel für Projekte und Vorhaben, die einen sehr einfach strukturierten Ablauf haben.
Projekt-Abschluss
Daten für den Projekt-Abschluss werden kaum auf digitaler, auswertbarer Basis geführt. Wenn überhaupt, dann gibt es dazu Word- oder Powerpoint Protokolle.
typische Herausforderungen
Folgende Fragen können aufgrund der beschriebenen Situation gar nicht oder nur mit sehr viel Aufwand beantwortet werden:
- Welche Projekte laufen aktuell ?
- Welche Projekte drohen Geld zu verlieren?
- Welche Projekte drohen, ihre Termine zu verfehlen?
- Welche Konsequenzen hat das Starten / Wegfallen von Projekten auf Kriterien wie Auslastung, Liquidität und Profitabilität?
- Wann drohen Ressourcen- oder Skill-Engpässe?
- Wie kann das Projekt-Portfolio mit Bezug auf Liquidität / Profitabilität / Auslastung optimiert werden?
- In welchen Kennzahlen wie z.B. Termin-Treue, Kosten-Treue hat sich unser Unternehmensbereich im Vergleich zum Vorjahr verbessert bzw. verschlechtert?
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Das bedeutet für Unternehmen, dass Fehlentwicklungen sehr spät erkannt werden, Entscheidungen sehr lange dauern oder nur auf unzureichender Daten-Grundlage getroffen werden können.