Rollen und Aufgaben
Allgemeines
Im Folgenden finden sie eine Aufstellung der für den Lean Multiprojekt Management Prozess benötigten Rollen und Aufgaben.
Diese Rollen müssen nicht notwendigerweise von verschiedenen Personen ausgeübt werden.
Diese Zuordnung der verschiedenen Aufgaben zu einer Rolle ist eine Empfehlung von unserer Seite und nicht von der Software vorgegeben.
Unser Empfehlung ist, dass die verschiedenen Rollen ihre Aufgaben in dieser Reihenfolge durchführen:
- Orga-Admin Aufgaben
- Projektleiter Aufgaben
- Ressourcen Manager Aufgaben
- Portfolio Manager Aufgaben
- Steuerkreis
Bei Fragen zu einer individuellen Ausgestaltung der Rechte Gruppen kontaktieren sie bitte die VISBO.
Orga-Admin
Regelmäßig, z.B jeweils am Ende eines Monats
| Aufgabe | Werkzeug |
|---|---|
| Aktualisierung der Organisation und Kapazitäten | Import mit VISBO Automation |
| Import der IstDaten | Import mit VISBO Automation |
Jeweils bei Bedarf
| Aufgabe | Werkzeug |
|---|---|
| Neue User in VISBO Center einladen / ausladen / Rechte Zuordnung verändern | VISBO Web-Oberfläche |
Bis zur Bereitstellung der VISBO Automation führt der Orga-Admin die entsprechenden Aufgaben mit dem VISBO Excel Add-In durch:
- Menu-Punkt Projekt - Import - Konfiguration - Organisation
- Menu-Punkt Projekt - Import - Konfiguration - Kapazitäten
- Menu-Punkt Projekt - Import - Konfiguration - Custom Nutzer Rollen
- Menu-Punkt Projekt - Import - Konfiguration - Darstellungsklassen
- Menu-Punkt Projekt - Import - Konfiguration - Projekt-Vorlagen
Projektleiter
Regelmäßig, z.B. jeweils am Ende eines Monats und nachdem die Orga-Admin Aufgaben erledigt sind:
| Aufgabe | Werkzeug |
|---|---|
| Projekt, d.h Termine, Ressourcen-Bedarfe, Lieferumfänge,.. aktualisieren | Planungs-Tool oder VISBO Excel Add-In |
| Projekt Stand explizit bestätigen | VISBO Web Oberfläche |
Jeweils bei Bedarf
| Aufgabe | Werkzeug |
|---|---|
| Neue Projekte anlegen, High Level Ressourcen und Skill-Bedarfe definieren, im Kontext mit allen anderen bereits laufenden bzw. beauftragten Projekten auf Machbarkeit prüfen | VISBO Automation, Web Oberfläche oder Excel Add-In |
| Verschiedene Umsetzungs-Varianten definieren, d.h eine Projekt-Variante mit modifizierten Terminen, Ressourcenbedarfen, Lieferumfängen, etc. anlegen | Planungs-Tool oder VISBO Excel Add-In |
| Einen Powerpoint Report wie z.B. einen Management 1-Pager erstellen | VISBO Powerpoint Add-In |
Ressourcen Verantwortlicher
Regelmäßig, z.B. jeweils am Ende eines Monats, nachdem die Projektleiter Aufgaben erledigt sind:
| Aufgabe | Werkzeug |
|---|---|
| Personen-Zuordnung vornehmen bei allen High Level Ressourcen-Bedarfen (z.B. "Entwckler: 20 PT, "Frontend-GUI": 30 PT) | Planungs-Tool oder VISBO Excel Add-In |
| Ressourcen-Engpass Analyse durchführen, Projekte identifizieren, die zum Engpass beitragen | VISBO Web Oberfläche , VISBO Excel Add-In |
Portfolio Management
Regelmäßig, z.B. jeweils am Ende eines Monats, nachdem die Projektleiter und Ressourcen-Manager Aufgaben erledigt sind:
| Aufgabe | Werkzeug |
|---|---|
| Entscheidungs-Vorlagen für Steuerkreis Meeting vorbereiten | VISBO Web-Oberfläche, Powerpoint |
Jeweils bei Bedarf:
| Aufgabe | Werkzeug |
|---|---|
| Neue Projekte anlegen, Budget zuordnen, High Level Ressourcen und Skill-Bedarfe definieren, im Kontext mit allen anderen bereits laufenden bzw. beauftragten Projekten auf Machbarkeit prüfen | VISBO Web-Oberfläche VISBO Automation |
| Usern Rechte einräumen / entziehen auf Portfolios, auf Projekte | VISBO Web-Oberfläche |
| Powerpoint Reports wie z.B. eine Portfolio Roadmap erstellen | VISBO Automation, VISBO Powerpoint Add-In |
Management, Steuerkreis
| Aufgabe | Werkzeug |
|---|---|
| Auf Basis der vom Portfolio Management vorbereiteten Entscheidungs-Vorlagen Entscheidungen treffen | VISBO Web-Oberfläche, Powerpoint Reports |