Checkliste Projektleiter

Grundsätzlich sollte der Projektleiter

1. regelmäßig, z.B einmal pro Monat sein Projekt bezüglich Ampel, Terminen, Ressourcen und erwarteten Lieferumfängen überprüfen und gegebenenfalls aktualisieren. Dies führt er mit dem Planungs-Tool seiner Wahl bzw dem VISBO Excel Add-In durch.
2. Nach erfolgter Überprüfung eine explizite "Confirmation" geben. Das sollte er auch dann tun, wenn es keine Änderungen im Projektplan gegeben hat.
3. Die Confirmation kann er in der VISBO Web Oberfläche über die Projekt View Kennzahlen, Menupunkt Ändern vornehmen.

Überprüfung Termine

für jeden Termin, der in der Vergangenheit liegt

Termin ist erreicht:

• das Attribut „%-Abgeschlossen“ auf 100% zu setzen
• Ampel=grün (1): alle Deliverables zu diesem Termin wurden erledigt
• Ampel=gelb (2): Deliverables wurden erledigt, mit Abstrichen in der Qualität
• Ampel=rot (3): Deliverables nicht erledigt; Deliverables wurden anderem Meilenstein/Phase zugeordnet
• eine kurze Erläuterung zur Ampel schreiben

Termin ist nicht erreicht:

• den Termin auf das neue, prognostizierte Datum setzen
• das Attribut „%-Abgeschlossen“ auf einen Wert < 100% setzen;
• Ampel=grün (1): Deliverables werden zu diesem neuen Termin erledigt sein; es gibt aktuell keinen Grund, an diesem Termin zu zweifeln
• Ampel=gelb (2): Deliverables werden zum neuen Termin erledigt sein, aber Abstriche in der Ausführung oder im Umfang.
• Ampel=rot (3): die Lieferumfänge werden auch zum neuen Termin nicht geleistet sein; eventuell am Termin hängende Rechnungen können nicht gestellt werden. ;
• eine kurze Erläuterung zur Ampel schreiben.

für jeden Termin, der in der Zukunft liegt

Termin-Prognose überprüfen. Stimmt der Termin noch oder gibt es nach bestem Wissen und Gewissen berechtigte Gründe oder Zweifel, dass der Termin nicht gehalten werden kann.

• das Attribut „%-Abgeschlossen“ auf einen abgeschätzten Wert < 100% setzen % (optional)
• Ampel=grün (1): alle Deliverables werden zu diesem Termin erledigt sein; Rechnung kann gestellt werden, wenn eine an diesem Termin hängt.
• Ampel=gelb (2): Deliverables werden erledigt sein, aber mit Abstrichen in der Qualität; ggf kann Rechnung nicht in voller Höhe gestellt werden. Rechnungsbetrag entsprechend anpassen.
• Ampel=rot (3): Termin kann unter aktuellen Umständen nicht gehalten werden, ggf. daran hängende Rechnungen können nicht gestellt werden; Unterstützung seitens Management notwendig.
• eine kurze Erläuterung zur Ampel schreiben

Es gibt Zweifel an der Termin-Prognose bzw. der Termin lässt sich nicht halten:

• den Termin auf das neue, prognostizierte Datum setzen
• Ampel=grün (1): alle Deliverables werden zu diesem Termin erledigt sein; Rechnung kann gestellt werden, wenn eine an diesem Termin hängt.
• Ampel=gelb (2): Deliverables werden erledigt sein, aber mit Abstrichen in der Qualität; ggf kann Rechnung nicht in voller Höhe gestellt werden. Rechnungsbetrag entsprechend anpassen.
• Ampel=rot (3): Termin kann unter aktuellen Umständen nicht gehalten werden, ggf. daran hängende Rechnungen können nicht gestellt werden; Unterstützung seitens Management notwendig.
• eine kurze Erläuterung zur Ampel schreiben

Überprüfung monatliche Ressourcen und Kostenbedarfe

Ressourcenbedarfe der Vergangenheit

wenn keine Istdaten existieren

Einschätzung nach bestem Wissen und Gewissen: waren die Aufwände des letzten Monats so wie aktuell dargestellt? Wenn nein: den Wert abschätzen und anpassen.

wenn Istdaten existieren

In diesem Fall können die Ressourcen- und Kostenbedarfe der Monate mit Istdaten nicht mehr verändert werden.

Ausnahme: mit einem erneuten Istdaten-Import können Werte geändert werden, z.B. wenn nachträglich erfasste Aufwände berücksichtigt werden sollen.

zukünftige Ressourcenbedarfe

Überprüfen Sie, ob die zukünftigen abgeschätzten Ressourcen-, Skill- und Kostenbedarfe pro Monat noch gelten. Wenn ja, ist nichts weiter zu tun.

Wenn nein: Tragen Sie eventuelle Mehr- oder Minder-Aufwände in den entsprechenden Monaten ein.

Überprüfung Ampel

Die Projekt-Ampel

Die Projekt-Ampel gibt die aktuelle Einschätzung des Projektleiters zur Gesamt-Situation des Projektes wieder. Die Bedeutung hinter jeder Ampel-Farbe sollte im Unternehmen abgestimmt werden.

Unser Vorschlag:

• 1=Grün: Termin, Kosten und Qualität im Plan.
• 2=Gelb: Es gibt Probleme, Unsicherheiten.
• 3=Rot: Projekt-Ziele sind nach aktuellem Erkenntnis Stand bzw. unter den aktuellen Rahmenbedingungen nicht zu erreichen.

Wir empfehlen, auch eine kurze Beschreibung zur Ampel-Farbe zu geben.

Überprüfung Invoice/geldwerter Nutzen und mögliche Penalties

Geben Sie den Wert in Tausend € an, der bei Erreichen des Meilensteins oder am Ende der entsprechenden Phase in Rechnung gestellt werden kann bzw. als Benefit / Einsparungs-Potential (enacted saving) eintritt. Beispiel: ein Wert von 260 steht für 260.000 €)

Sofern relevant, geben Sie ein Zahlungsziel in Tagen an. Andernfalls lassen Sie diese Feld einfach leer.

Wenn zu diesem Meilenstein eine Vertragsstrafe droht, wenn der Meilenstein später als das angegebene Penalty Datum erreicht wird, dann geben Sie diesen Wert in Tausend € an und das entsprechende Datum , das natürlich nach dem eigentlichen Meilenstein Datum liegen wird. .