Projekt und Projekt-Varianten
Ein neues Projekt kann im VISBO Project Center folgendermaßen angelegt bzw. modifiziert werden:
- interaktiv aus einer im VISBO Project Center angelegten Projekt-Vorlage erzeugen.
- Diverse Formate mit dem digitalen Assistenten der VISBO ins VISBO Project Center hochladen:
- Excel Projekt-Steckbrief Vorlage
- Excel to-do Liste
- Projekt-Batch-Listen mit Angabe zu Start, Ende, Projekt-Typ, Budget,
Das Projekt
Jedes Projekt wird im VISBO Project Center durch seine Projekt-Eckdaten beschrieben:
- Stammdaten wie Projekt-Name, Start, Ende, Kurzbeschreibung Ziele, strategischer Fit, Projektleiter, Ampel-Status, Ampel-Erläuterung, Risiko-Kennzahl, Risiko-Beschreibung, Nutzen-Potential
- Die wichtigsten Termine des Projektes mit den jeweils erwarteten Ergebnissen; Bei Kunden-Projekten auch Rechnungs-Betrag, der bei erfolgreichem Erreichen eines Meilensteins bzw Abschluss einer Phase in Rechnung gestellt werden kann. Bei internen Projekten wird der in € bewertete Nutzen angegeben, der durch dieses Projekt realisiert werden kann.
- Die zur Erreichung der Termine und Ergebnisse benötigten Ressourcen- und Kosten-Bedarfe. Wenn eine Zeiterfassung existiert, kann zwischen Ist- und Prognose-Daten unterschieden werden.
Aktuelle Planung und Baseline eines Projektes
Zu jedem Projekt gibt es einen aktuellen Planungs-Stand und einen aktuellen Beauftragungs- oder auch Baseline-Stand.
Der Beauftragungs- oder Baseline Stand zu einem Projekt wird typischerweise vom Portfolio Manager (=Nutzer mit entsprechender Berechtigung) erstellt bzw. verändert. Jeder Baseline Stand wird mit Zeitstempel versioniert gespeichert.
Mit jedem Import von Zeiterfassungs-Daten, oder den Import eines Excel Projekt Steckbriefes oder den Import einer to-do-Liste über die VISBO Import Robots wird ein neuer Projekt-Planungs-Stand mit entsprechendem Zeitstempel erstellt. Dieser Projekt-Planungs-Stand setzt sich bei einem bereits laufenden Projekt zusammen aus den bisher aufgelaufenen Ist-Daten (aus Zeiterfassung, ERP-System) und den für die Zukunft abgeschätzten Prognose Daten aus Planungs-Tools wie MS Project, Jira, etc. Wenn keine Ist-Daten erfasst werden, gelten die zuletzt abgeschätzten Planungs-Werte für die Monate der Vergangenheit.
Die Projekt-Kennzahlen
Mit jedem Speichern eines neuen Planungs-Standes werden die Projekt-Kennzahlen zu Kosten, Terminen und Qualität automatisch über den Vergleich "aktueller Projekt Planungs-Stand" versus "letzte Baseline" errechnet und in den web-basierten VISBO Cockpits dargestellt. Diese Kennzahlen sind im Einzelnen:
- Revenue/Umsatz: Soll-Ist Vergleich aktueller Plan versus Baseline
- Kosten: Soll-Ist Vergleich aktueller Plan versus Baseline, Plan-to-date als auch Gesamtkostenbetrachtung
- Projekt-Ende: Soll-Ist Vergleich Projekt-Ende aktueller Plan versus Baseline
- Termin: Soll-Ist Vergleich Termine aktueller Plan versus Baseline, sowohl Plan-to-Date als Gesamt-Projekt
- Qualität: Soll-Ist Vergleich der Lieferumfänge aktueller Plan versus Baseline, sowohl Plan-to-Date als auch Gesamt-Projekt
- Termin-Verschiebung: Durchschnittliche Anzahl der Tage, um die Termine mit "100% abgeschlossen"-Attribut früher / später fertig wurden als in der Baseline vorgesehen.
Plan-to-date bezieht sich dabei auf das Datum, an dem der aktuelle Projekt-Stand gespeichert wurde. Das Datum ist auf der Projekt-Seite bei "Version vom:" ersichtlich. Der Text "Version vom" hat einen Tool-Tipp, über den auch das Erstellungsdatum der zugrundeliegenden Baseline ersichtlich wird.
Siehe dazu auch die Erläuterungen "Web-Oberfläche".
Projekt-Varianten
In VISBO können zu jedem bereits laufenden oder auch zukünftig geplanten Projekt eine oder mehrere Projekt-Varianten aufgebaut und in what-if Simulationen bzgl. Auswirkungen auf Auslastung, Profitabilität, Liquidität bewertet werden.
Eine Projekt-Variante kann aus dem aktuellen Planungs-Stand oder einer anderen Variante erzeugt werden. Das geschicht durch Erstellen einer Kopie , die anschließend in allen oder ausgewählten Attributen und Eigenschaften verändert werden kann. Beim Erstellen der Kopie ist die Angabe eines Varianten-Namens erforderlich, unter dem die Planungs-Variante dann jeweils referenziert werden kann.
Im Anhang finden Sie ein "leeres Excel Projekt-Steckbrief" Formular und ein beispielhaft ausgefülltes Excel Projekt Steckbrief Formular.
Wenn die Daten aus Planungs-Tools wie MS Project, JIRA importiert werden, so wird eine einmalige Konfiguration der Import Robots vorgenommen, so dass alle weiteren Imports dieser Daten regelmäßig und automatisiert durchgeführt werden können.
Stammdaten des Projektes
| Feld | Beschreibung | Typ |
|---|---|---|
| Projekt Name | Text: eindeutiger Projekt-Name | Muss |
| Projekt-Start | Datum: wann startet das Projekt | Muss |
| Projekt-Ende | Datum: wann endet das Projekt | Muss |
| Projekt-Nr | Text: die im Unternehmen ggf. verwendete eindeutige Projekt-Nummer für das Projekt; wird typischerweise in ERP-Systemen festgelegt bzw. verwendet; | Optional |
| Projektleiter | Email-Adresse der Person, die als Haupt-Ansprechpartner , Projekt-Owner agiert. | Optional |
| Kurzbeschreibung | Freitext: kurze Beschreibung was die Ziele des Projektes sind; Text kann nicht länger als 256 Zeichen sein | Optional |
| Bewertung | spiegelt die Ampel-Bewertung des Projektleiters zum aktuellen Stand des Gesamtprojektes wieder; Werte sind 0 .. 3 : unbewertet - grün - gelb - rot | Optional |
| Erläuterung | Erläuterung des Projektleiters zum aktuellen Ampel-Status | Optional |
Termine und Lieferumfänge
Es kann eine Projekt-Struktur aus Phasen, Tasks, Sub-Tasks und Meilensteinen mit beliebig vielen Hierarchie-Stufen abgebildet werden.
| Feld | Beschreibung | Typ |
|---|---|---|
| Name | Name der Phase, Task, Sub-Task bzw. des Meilensteins; die Einrückungs-Tiefe gibt die Gliederungs-Ebene wieder. Name darf mehrfach verwendet werden: Empfehlung ist, zumindest innerhalb einer Gliederungs-Ebene eindeutige Namen zu verwenden; | Optional |
| Start-Datum | Startdatum der Phase/Task/Sub-Task; eine Phase muss ein Start- und Ende-Datum haben; eine Phase mit Dauer = 1 Tag hat das gleiche Start- wie Ende-Datum; ein Meilenstein hat kein Start-Datum | Muss für Phase/ Task/Sub-Task |
| Ende-Datum | Ende-Datum der Phase/Task/Sub-Task; Datum des Meilensteins | Muss |
| Ampel | Ampel-Bewertung für die Phase bzw. den Meilenstein; kann Werte haben 0: ohne Ampel; 1: grün; 2:gelb; 3:rot | Optional |
| Erläuterung | Ampel-Erläuterung: hier kann der Projektleiter eine kurze Erläuterung für den Ampel-Status des Plan-Elements geben. | Optional |
| Kurzbeschreibung | Freitext: kurze Beschreibung was die Ziele des Projektes sind | Optional |
| Bewertung | spiegelt die Ampel-Bewertung des Projektleiters zum aktuellen Stand des Gesamtprojektes wieder; Werte sind 0 .. 3 : unbewertet - grün - gelb - rot | Optional |
| Erläuterung | Erläuterung des Projektleiters zum aktuellen Ampel-Status | Optional |
| Revenue / Rechnungsbetrag | der Betrag in Tausend Euro , der bei Erreichen des Meilensteins bzw. am Ende der Phase in Rechnung gestellt werden kann. Oder - bei internen Projekten - der in Euro bewertete Nutzen, der bei Erreichen des Meilensteins bzw am Ende der Phase eintritt. | new |
| Zahlungs-Ziel | Angabe in Tagen - wann findet der Cashflow statt bzw wann tritt der Nutzen tatsächlich ein. | new |
Monatliche Ressourcen und Skill-Bedarfe
Es werden alle Plan-Elemente gezeigt, die keine Meilensteine sind. Nur Plan-Elemente mit einer Dauer , d.h mit einem Start- und Ende-Datum können Ressourcen- und Kostenbedarfe aufweisen.
| Spalte | Beschreibung | Typ |
|---|---|---|
| A | Name der Phase bzw. Task | Muss |
| B | Name der Ressource bzw. Kostenart | Muss |
| C | Name der Skill | Optional |
| D | Die Summe Personentage (bei Ressourcenbedarfen) bzw. Summe in T€ (bei Kostenbedarfen), die insgesamt für diese Ressource/Kostenart in der jeweiligen Phase/Task benötigt wird. | Optional |
| E | und alle Monate, die die jeweilige Phase/Task abdecken. Die Summe Personentage (bei Ressourcenbedarfen) bzw. Summe in T€ (bei Kostenbedarfen), die insgesamt für diese Ressource/Kostenart in dem jeweiligen Monat benötigt wird. | Optional |
Angaben müssen Zahlen > 0 sein und müssen entweder in Spalte D oder in Spalten E ff. gemacht werden.
Die angegebenen Zahlen für Ressourcen- und Skillbedarfe bedeuten immer Anzahl Personentage.
Die angegebenen Zahlen für Kostenbedarfe bedeuten immer T€.
Attribute - Standard
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status | ein Projekt kann einen der folgenden Stati haben: Initial, Vorgeschlagen, Beauftragt, Beendet, Pausiert, Abgebrochen |
| Business Unit | welcher Business Unit ist dieses Projekt zugeordnet; damit verbunden ist ein Farb-Code mit dem die Projekte auf dem Projektboard angezeigt werden. |
| Strategischer Fit | Kennzahl zwischen 0 (niedrig) und 10 (hoch); |
| Risiko | Kennzahl zwischen 0 (niedrig) und 10 (hoch); |
| Varianten-Name | Zu einem Projekt können eine oder mehrere Planungs-Varianten angelegt werden. |
| Variantenbeschreibung | Freitext Beschreibung, um Charakteristik / Zweck der Variante zu beschreiben |