VISBO Excel Add-In

Der VISBO Excel Add-In (VISBO Project Board) ist - anders als der Simple Project Edit - nicht aus der Web-Oberfläche heraus aufrufbar. Er wird als Excel Dokumenten Level Add-In vom Desktop aus aufgerufen.

Der Projectboard Excel Add-In umfasst die drei im Folgenden beschriebenen Funktionsblöcke.

(1) Projekt-Initiierung

Der VISBO Excel Add-In bietet insbesondere für die frühe Phase des Projekt-Lebenszyklus umfangreiche Funktionalitäten. Dann, wenn noch nicht entschieden ist, ob ein Projekt überhaupt gestartet werden soll, dann wenn es darum geht, sehr schnell herauszufinden, unter welchen Umständen und Rahmenbedingungen ein oder mehrere neue Projekte im Kontext aller bereits laufenden Projekte aufgesetzt werden können und mit welchen Teams sie konkret unter Berücksichtigung der geforderten Skills und Verfügbarkeiten besetzt werden sollten.

Dieser Funktionsblock umfasst folgende Funktionalitäten:

• Neu Anlegen auf Basis eines Projekt-Templates
• Neu Anlegen auf Basis eines Execution Templates (= Projekt-Template mit typischen Ressourcen und Skillbedarfen)
• Neu Anlegen auf Basis eines existierenden Projektes
• Neu Anlegen von Projekten auf Basis von individuellen Angebotskalkulations Dateien
• Neu Anlegen von Projekten auf Basis einer Liste von Projekt-Vorhaben
• Projekt-Varianten erstellen und diese in Terminen, Ressourcen-Bedarfen und/oder Lieferumfängen für den Zweck von Was-wäre-wenn Simulationen verändern
• (Teil-) Automatisierte Allokation von Projekt-Teams auf Basis von Ressourcen- und Skill-Bedarfen sowie freier Kapazität, jeweils unter Berücksichtigung von allen bereits laufenden bzw. beauftragten Projekten.

(2) interaktive Projekt-Daten Aktualisierung

Dieser Funktionsumfang ist für Unternehmen von Interesse, die noch keine Werkzeuge zur digitalen Erfassung und Planung ihrer Projekte einsetzen. Der VISBO Excel-Add-In bietet einfache und pragmatische Funktionalitäten zum Andern und Aktualisieren von Terminen, Ampeln, Lieferumfängen, Rechnungsbeträgen sowie Anpassen und Ändern von monatlichen Kosten-, Ressourcen- und Skillbedarfen.

Dieser Funktionsblock umfasst folgende Funktionalitäten:

• Ändern von Terminen, Lieferumfängen, Ampeln, %-Erledigt Attribut, Rechnungsbeträgen und Zahlungszielen
• Ändern von monatlichen Kosten-, Ressourcen- & Skillbedarfen
• Ändern von Projekt-Team Zuordnungen auf Basis von geforderten Skills und freier Kapazität im benötigten Zeitraum

Folgenden Imports, die bisher interaktiv im Excel Add stattgefunden haben, werden jetzt im VISBO RPA automatisiert durchgeführt:

• Import von Microsoft Project-Projekten im mpp Format
• Import von Jira Projekten (Jira Export to Excel)
• Import von Excel Projekt Steckbriefen
• Import von Ist-Daten aus Zeiterfassungs- bzw. ERP-Systemen (Excel Export aus diesen Systemen)
• Imports von Ist-Daten sind derzeit im Excel Add-In sowohl als auch mit RPA möglich.

(3) Administration und Konfiguration

Folgenden Imports werden heute noch im Excel Add-In durchgeführt. Sie werden aber in zukünftigen Versionen auch nur noch vom VISBO RPA durchgeführt. Ggf. können sie auch über die VISBO Center Settings hochgeladen werden.

• Kapazitäts-Informationen importieren & ändern
• Konfigurations-Einstellungen wie z.B. Darstellung von Phasen und Meilensteinen in Powerpoint Reports importieren
• Projekt-Templates bzw. Execution Templates importieren

Folgende Imports werden nur noch über RPA oder WebUI durchgefürt:

• Organisationen importieren & ändern

Allgemeines

Ein User, der mit dem Excel Add-In arbeitet, muss eine oder mehrere sogenannte Custom User Roles innehaben. Es gibt folgende Custom User Roles für die Arbeit mit dem Excel Add-In:

• Orga-Admin: kann den Funktionsblock Administration nutzen
• Projekt-Leiter: Funktionsblock Frühe Phase, interaktive Projekt-Datenaktualisierung
• Portfolio Manager: Funktionsblock Frühe Phase, interaktive Projekt-Datenaktualisierung

Der Unterschied zwischen Custom User Role Portfolio Manager und Projektleiter:

• Die Custom User Role Projektleiter speichert stets Projektplanungs-Stände.
• Die Custom User Role Portfolio Manager speichert stets Baseline-Stände.
• Wenn ein Nutzer mit Custom User Role Projektleiter ein neues Projekt anlegt, so wird lediglich ein erster Planungs-Stand angelegt.
• Wenn ein Nutzer mit Custom User Role Portfolio Manager ein neues Projekt anlegt, so wird sowohl ein erster Planungs- als auch ein zunächst identischer Baseline Stand angelegt.